Steering Committee (SC) dan Organizing Committee (OC)

SC dan OC dalam Kegiatan Organisasi

Lamboya landscape

Walakiri, 27 Oktober 2003.
Tulisan ini saya buat untuk teman-teman yang sedang maupun yang baru berorganisasi. Menurut saya tulisan ini sangat penting untuk dipahami bersama sebagai bahan panduan untuk memanajemen kegiatan secara baik sesuai dengan tugas dan wewenang, karena saya sadari bahwa sedikit literatur mengenai manajemen secara teknis dan praktis seperti tulisan dibawah ini.

Istilah Steering Committee (SC) dan Organizing Committee (OC) sering kita temukan pada saat ada event atau kegiatan besar skala nasional maupun internasional yang diselenggarakan oleh organisasi ataupun event organizer. Kedua istilah tersebut biasanya digunakan untuk struktur kepanitiaan pada kegiatan yang diselenggarakan.

Dari perbedaan segi tugas, Steering Committee lebih bertugas sebagai pengarah, penasihat, atau pengawas dalam sebuah kegiatan sedangkan untuk Organizer Committee memiliki tugas sebagai eksekutor kegiatan dalam hal teknis sehingga kegiatan dapat berjalan sesuai perencanaan.

Steering Committee (SC)

Pemilihan orang dalam Steering Commite ini adalah mereka yang memiliki keahlian lebih dalam mengkonsep, atau pakar, sehingga layak disebut sebagai penasihat kegiatan atau pemberi pertimbangan. SC juga merupakan bagian yang bertanggung jawab mengendalikan dengan pengawasan dan pengarahan proses awal hingga akhir sebuah kegiatan. Orang-orang yang tergabung dalam SC ini selalu memiliki power pada kegiatan yang dipegangnnya karena mereka memiliki pengalaman, jabatan spesifikasinya, dan memiliki kemampuan kepekaan terhadap konsep kegiatan.

Jumlah Steering Commite tidak memiliki patokan yang pasti, hal ini tergantung dari tim event organizeryang ada dan juga skala event yang akan diselenggarakan. Semakin besar event yang akan diselenggarakan maka akan semakin banyak personil yang dilibatkan, sebaliknya jika kegiatan hanya dalam lingkup kecil terkadang tidak membutuhkan Steering Committee.

 

Berikut beberapa tugas (Job Description) Steering Committee memiliki tugas dan kewenangan dalam hal-hal berkaitan dengan materi pokok kegiatan atau kegiatan yang akan dilaksanakan. beberapa tugasnya diantaranya adalah:

1.    Membuat dan menentukan arah, sasaran, serta tujuan pelaksanan event

2.    Mencari dan membentuk kepanitiaan Organizer Committee (OC)

3.    Merumuskan tema dan kemasan kegiatan yang akan diselenggarakan

4.    Memimpin dan memberikan pengarahan teknis pada OC

5.    Memberi alternatif solusi jika terjadi masalah dalam penyelenggaraan kegiatan

6.    Bertindak sebagai wakil dari panitia pelaksana dalam interaksi dengan organisasi terkait

7.    Membantu OC dalam mencari sumber dana yang dapat diminta untuk berpartisipasi

8.    Menghubungi sumber-sumber dana untuk mendapatkan komitmen sponsor

9.    Melakukan rapat diantara para Steering Committee

10. Memantau dan melakukan evaluasi khusus yang ditujukan pada perbaikan kinerja OC

11.  Bersama ketua dan sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan 

Organizing Committee (OC)

Jika SC adalah perancang kegiatan maka SC adalah yang bertanggung jawab secara teknis di lapangan atas seluruh persiapan, pelaksanaan sampai evaluasi. Ketua OC sebagai pemimpin kepanitiaan harus menjamin dan memiliki kontrol penuh terhadap semua devisi/sie agar berjalan sesuai tugas masing-masing.

Organizing Committee adalah unit kepanitiaan yang mempunyai tanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan yang akan dilaksanakan. OC ini juga sering disebut sebagai Panitia Pelaksana. Sebagai panitia teknis, Organizing Committee dalam melakukan kegiatannya akan selalu dikawal oleh SC. Hal ini dimaksudkan agar kinerjanya dapat terlaksana dengan baik dan sesuai yang di rencanakan.

Organizing Committee memiliki tanggung jawab yang besar terhadap kalancaran teknis di lapangan, mulai dari persiapan, pelaksanaan hingga pasca kegiatan. Ketua Organizing Committee harus dapat menjamin dan memiliki kontrol penuh terhadap semua divisi agar berjalan sesuai tugas masing-masing. Berikut ini tugas-tugasnya :

1. Melakukan koordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam kepanitiaan event

2. Berpartisipasi aktif melaksanakan kegiatan sesuai rencana

3. Saling memberikan bantuan lintas divisi

4. Melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat kepanitiaan

5. Mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan akan dilaksanakan kepada koordinator divisi atau ketua pelaksana

6. Menyusun laporan alokasi anggaran di tiap divisi.

Dalam Organizing Committee ini biasanya kepanitiaan akan dibagi menjadi beberapa tim yang mengurus berbagai hal teknis penyelenggaraan. Susunan panitia ini terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, seksi acara, perlengkapan, dan lain sebagainya.

Semua bagian yang tergabung dalam Organizing Committee ini memiliki tanggung jawab terhadap bidangnya masing-masing dan berkewajiban membuat laporan saat usai acara.

Devisi dalam Organizing Commite/OC adalah:

1. Ketua Pelaksana (KetuaOC)

     Kontrol anggota Organizing Commite/OC agar berjalan sesuai tugas masing-masing.

2. Sekretaris

     Notulensi pra kegiatan, surat menyurat internal OC maupun eksternal, proposal, LPJ dengan koordinasi bendahara.

3. Bendahara

     Membuat RAB (Rincian Anggaran Belanja) kegiatan, membuat list donatur/sumber dana potensial, mengatur keuangan kegiatan, LPJ dengan koordinasi sekretaris.

4. Acara

     Menentukan rapat rutin pra kegiatan, menyusun susunan acara dengan efisien, devisi acara hanya menyusun bukan membuat susunan acara karena untuk menentukan isi acara adalah koordinasi seluruh SC dan OC, time keeper atau penagatur waktu saat acara berlangsung agar berjalan sesuai jadwal, menjaga ketertiban selama acara berlangsung.

5. Dana Usaha

     Menentukan target donatur atau sumber dana dengan OC yang mengntar proposal, berfikir kreatif menemukan usaha bersama untuk menemukan sumber dana secara mandiri.

6. Peralatan, Perlengkapan dan Transportasi (P2T)

     Menentukan  P2T yang diperlukan, menyiapkan P2T.

7. Konsumsi

     Mempersiapkan konsumsi dan snack untuk peserta, OC, SC, allumni, tamu dan lainnya; mengatur waktu mempersiapkan konsumsi agar tidak buang waktu.

8. Publikasi, Dekorasi dan Dokumentasi

     Sebagai humas kegiatan; menyebar undangan dan surat menyurat; mempublikasikan kegiatan pada calon peserta, pendukung acara, instansi terkait; dekorasi ruang kegiatan; dokumentasi acara dalam bentuk foto atau film.

9. P3K

     Menyiapkan kebutuhan darurat saat terjadi hal yang tidak diinginkan seperti SC, OC, atau peserta yang sakit.

10.Lain-lain sesuai kebutuhan kegiatan.

Nah, ini sedikit penjelasan seputar kepanitiaan semoga sobat muda jadi tambah mengerti dan  bisa membantu dalam persiapan kegiatan sobat muda.

Salam saya

Oktovianus Ko, S.Pd.SD