SC dan OC dalam Kegiatan Organisasi
 |
Lamboya landscape |
Walakiri, 27 Oktober 2003.
Tulisan ini saya
buat untuk teman-teman yang sedang maupun yang baru berorganisasi. Menurut saya
tulisan ini sangat penting untuk dipahami bersama sebagai bahan panduan untuk
memanajemen kegiatan secara baik sesuai dengan tugas dan wewenang, karena saya sadari
bahwa sedikit literatur mengenai manajemen secara teknis dan praktis seperti
tulisan dibawah ini.
Istilah Steering Committee (SC) dan Organizing
Committee (OC) sering kita temukan pada saat ada event atau
kegiatan besar skala nasional maupun internasional yang diselenggarakan oleh
organisasi ataupun event organizer. Kedua istilah tersebut biasanya
digunakan untuk struktur kepanitiaan pada kegiatan yang diselenggarakan.
Dari perbedaan
segi tugas, Steering Committee lebih bertugas sebagai
pengarah, penasihat, atau pengawas dalam sebuah kegiatan sedangkan untuk Organizer
Committee memiliki tugas sebagai eksekutor kegiatan dalam hal teknis
sehingga kegiatan dapat berjalan sesuai perencanaan.
Steering
Committee (SC)
Pemilihan orang dalam Steering Commite ini adalah mereka yang
memiliki keahlian lebih dalam mengkonsep, atau pakar, sehingga layak disebut
sebagai penasihat kegiatan atau pemberi pertimbangan. SC juga merupakan bagian
yang bertanggung jawab mengendalikan dengan pengawasan dan pengarahan proses
awal hingga akhir sebuah kegiatan. Orang-orang yang tergabung dalam SC ini
selalu memiliki power pada kegiatan yang dipegangnnya karena
mereka memiliki pengalaman, jabatan spesifikasinya, dan memiliki kemampuan
kepekaan terhadap konsep kegiatan.
Jumlah Steering
Commite tidak memiliki patokan yang pasti, hal ini tergantung dari
tim event organizeryang ada dan juga skala event yang akan
diselenggarakan. Semakin besar event yang akan diselenggarakan maka akan
semakin banyak personil yang dilibatkan, sebaliknya jika kegiatan hanya dalam
lingkup kecil terkadang tidak membutuhkan Steering Committee.
Berikut beberapa
tugas (Job Description) Steering Committee memiliki
tugas dan kewenangan dalam hal-hal berkaitan dengan materi pokok kegiatan atau
kegiatan yang akan dilaksanakan. beberapa tugasnya diantaranya adalah:
1. Membuat dan
menentukan arah, sasaran, serta tujuan pelaksanan event
2. Mencari dan
membentuk kepanitiaan Organizer Committee (OC)
3. Merumuskan
tema dan kemasan kegiatan yang akan diselenggarakan
4. Memimpin
dan memberikan pengarahan teknis pada OC
5. Memberi
alternatif solusi jika terjadi masalah dalam penyelenggaraan kegiatan
6. Bertindak
sebagai wakil dari panitia pelaksana dalam interaksi dengan organisasi terkait
7. Membantu OC
dalam mencari sumber dana yang dapat diminta untuk berpartisipasi
8. Menghubungi
sumber-sumber dana untuk mendapatkan komitmen sponsor
9. Melakukan
rapat diantara para Steering Committee
10. Memantau dan
melakukan evaluasi khusus yang ditujukan pada perbaikan kinerja OC
11. Bersama
ketua dan sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan
Organizing
Committee (OC)
Jika SC adalah perancang kegiatan maka SC adalah yang
bertanggung jawab secara teknis di lapangan atas seluruh persiapan, pelaksanaan
sampai evaluasi. Ketua OC sebagai pemimpin kepanitiaan harus menjamin dan
memiliki kontrol penuh terhadap semua devisi/sie agar berjalan sesuai tugas
masing-masing.
Organizing
Committee adalah unit kepanitiaan yang mempunyai tanggung
jawab atas pelaksanaan kegiatan yang akan dilaksanakan. OC ini juga sering
disebut sebagai Panitia Pelaksana. Sebagai panitia teknis, Organizing
Committee dalam melakukan kegiatannya akan selalu dikawal oleh SC. Hal
ini dimaksudkan agar kinerjanya dapat terlaksana dengan baik dan sesuai
yang di rencanakan.
Organizing
Committee memiliki tanggung jawab yang besar terhadap kalancaran
teknis di lapangan, mulai dari persiapan, pelaksanaan hingga pasca kegiatan. Ketua
Organizing Committee harus dapat menjamin dan memiliki kontrol
penuh terhadap semua divisi agar berjalan sesuai tugas masing-masing. Berikut
ini tugas-tugasnya :
1. Melakukan
koordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam kepanitiaan event
2. Berpartisipasi
aktif melaksanakan kegiatan sesuai rencana
3. Saling
memberikan bantuan lintas divisi
4. Melaporkan
perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat kepanitiaan
5. Mempertanggungjawabkan
segala kegiatan yang telah dan akan dilaksanakan kepada koordinator divisi
atau ketua pelaksana
6. Menyusun
laporan alokasi anggaran di tiap divisi.
Dalam Organizing Committee ini biasanya kepanitiaan akan dibagi
menjadi beberapa tim yang mengurus berbagai hal teknis penyelenggaraan. Susunan
panitia ini terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, seksi acara,
perlengkapan, dan lain sebagainya.
Semua bagian yang tergabung dalam Organizing Committee ini memiliki
tanggung jawab terhadap bidangnya masing-masing dan berkewajiban membuat
laporan saat usai acara.
Devisi dalam Organizing Commite/OC adalah:
1. Ketua
Pelaksana (KetuaOC)
Kontrol anggota Organizing Commite/OC agar berjalan sesuai
tugas masing-masing.
2. Sekretaris
Notulensi pra
kegiatan, surat menyurat internal OC maupun eksternal, proposal, LPJ dengan
koordinasi bendahara.
3. Bendahara
Membuat RAB (Rincian
Anggaran Belanja) kegiatan, membuat list donatur/sumber dana potensial,
mengatur keuangan kegiatan, LPJ dengan koordinasi sekretaris.
4. Acara
Menentukan rapat rutin
pra kegiatan, menyusun susunan acara dengan efisien, devisi acara hanya
menyusun bukan membuat susunan acara karena untuk menentukan isi acara adalah
koordinasi seluruh SC dan OC, time keeper atau penagatur waktu saat acara
berlangsung agar berjalan sesuai jadwal, menjaga ketertiban selama acara
berlangsung.
5. Dana Usaha
Menentukan target
donatur atau sumber dana dengan OC yang mengntar proposal, berfikir kreatif
menemukan usaha bersama untuk menemukan sumber dana secara mandiri.
6. Peralatan, Perlengkapan
dan Transportasi (P2T)
Menentukan P2T
yang diperlukan, menyiapkan P2T.
7. Konsumsi
Mempersiapkan konsumsi
dan snack untuk peserta, OC, SC, allumni, tamu dan lainnya; mengatur waktu
mempersiapkan konsumsi agar tidak buang waktu.
8. Publikasi, Dekorasi dan
Dokumentasi
Sebagai humas
kegiatan; menyebar undangan dan surat menyurat; mempublikasikan kegiatan pada
calon peserta, pendukung acara, instansi terkait; dekorasi ruang kegiatan;
dokumentasi acara dalam bentuk foto atau film.
9. P3K
Menyiapkan kebutuhan
darurat saat terjadi hal yang tidak diinginkan seperti SC, OC, atau peserta
yang sakit.
10.Lain-lain sesuai kebutuhan kegiatan.
Nah, ini sedikit penjelasan seputar kepanitiaan semoga sobat
muda jadi tambah mengerti dan bisa membantu dalam persiapan kegiatan
sobat muda.
Salam saya
Oktovianus Ko, S.Pd.SD